Zgoda na wykorzystanie wizerunku – wzór i FAQ

Wizerunek w praktyce to nie „ładne zdjęcie do social mediów”, tylko konkretna informacja o osobie – często dane osobowe – i realne ryzyka: skargi, konflikty, roszczenia, a czasem problem wizerunkowy firmy. Najczęstszy błąd? Zbieranie zgody „na wszelki wypadek”, bez celu, bez jasnego pola eksploatacji (gdzie publikujemy), bez informacji o wycofaniu i bez procedury, co robić, gdy ktoś powie: „proszę usunąć moje zdjęcie”. Ten materiał porządkuje temat dla firm krok po kroku: kiedy zgoda jest potrzebna, jak wygląda dobry wzór zgody, kiedy wchodzą przepisy o rozpowszechnianiu wizerunku (prawo autorskie), co z nagraniami na YouTube i relacjami z eventów oraz jak bezpiecznie obsłużyć wycofanie zgody.

Materiał informacyjny dla firm (zwłaszcza MŚP), które publikują zdjęcia lub nagrania osób: pracowników, klientów, uczestników wydarzeń i twórców. Odwołujemy się do RODO (w tym art. 6 i art. 7), przepisów o ochronie dóbr osobistych oraz art. 81 ustawy o prawie autorskim (rozpowszechnianie wizerunku), a także do orzecznictwa NSA/WSA i komunikatów UODO (m.in. w kontekście dzieci).

Wróć do Ochrona danych w firmie

W skrócie — najważniejsze fakty

Zgoda na wizerunek to zwykle dwa światy naraz: RODO (gdy wizerunek jest daną osobową i go przetwarzasz) oraz art. 81 prawa autorskiego (gdy wizerunek jest rozpowszechniany – publikacja, udostępnienie, materiał promocyjny). W praktyce często potrzebujesz „spójnego pakietu” informacji i zgody.

Cel i zakres muszą być jasne: gdzie publikujesz (strona www, social media, YouTube, materiały drukowane), jak długo, czy odpłatnie, czy wizerunek może być montowany/przerabiany. Im bardziej marketingowo i szeroko – tym ważniejsza konkretność.

Wycofanie zgody ma być proste: trzeba realnie zapewnić ścieżkę „stop” (e-mail/formularz/ustawienia) oraz procedurę usuwania lub ograniczania publikacji. Wycofanie działa na przyszłość, ale firma powinna umieć szybko ograniczyć dalsze użycie wizerunku.

Dzieci to podwyższone ryzyko: publikacja wizerunku dziecka wymaga szczególnej ostrożności (zgoda opiekuna, minimalizacja danych, rozsądek w kanałach publicznych, unikanie identyfikacji). UODO wprost zwraca uwagę, by przykładać większą wagę do wizerunku dzieci w internecie.

Pytania i odpowiedzi: zgoda na wykorzystanie wizerunku

1. Czym jest „zgoda na wykorzystanie wizerunku” i kiedy w ogóle jest potrzebna?

Najprościej: to jasne pozwolenie osoby na publikację lub inne użycie jej wizerunku (zdjęcia, nagrania, kadr z monitoringu, ujęcia z eventu). W praktyce zgoda bywa potrzebna w dwóch porządkach: (1) RODO – gdy wizerunek pozwala zidentyfikować osobę i przetwarzasz dane osobowe; (2) prawo autorskie – gdy „rozpowszechniasz wizerunek”, czyli go publikujesz/udostępniasz (art. 81 ustawy o prawie autorskim). Najczęściej firmy potrzebują spójnej zgody, bo publikacja wizerunku w internecie to jednocześnie przetwarzanie danych i rozpowszechnianie wizerunku.

2. Czy wizerunek zawsze jest daną osobową (RODO)?

Nie zawsze, ale bardzo często. Jeżeli ze zdjęcia/nagrania da się rozpoznać konkretną osobę (twarz, cechy, kontekst, identyfikator), to zwykle mamy dane osobowe. Jeśli materiał jest tak zanonimizowany, że nie da się ustalić, kto to jest (np. mocne rozmycie twarzy), ryzyko „RODO” maleje – ale nadal warto pamiętać o ochronie dóbr osobistych i o tym, jak materiał może zostać odebrany.

3. Jakie są typowe cele, dla których firmy zbierają zgodę na wizerunek?

Najczęstsze cele to: (a) marketing i promocja marki – strona www, social media, reklamy, materiały sprzedażowe; (b) relacje z wydarzeń – konferencje, szkolenia, eventy firmowe; (c) employer branding – zdjęcia zespołu, filmy rekrutacyjne, „dzień z życia firmy”; (d) treści edukacyjne i PR – webinar, podcast wideo, case study; (e) dokumentacja działań – np. raporty, prezentacje, komunikacja wewnętrzna. Im bardziej „publicznie” i „komercyjnie”, tym bardziej potrzebujesz konkretnego opisu, gdzie i jak wizerunek będzie używany.

4. Zgoda w RODO (art. 6 ust. 1 lit. a) a zgoda na rozpowszechnianie wizerunku (art. 81 prawa autorskiego) – czym to się różni?

RODO mówi o legalności przetwarzania danych osobowych – zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) jest jedną z podstaw, a jej wycofanie reguluje art. 7 ust. 3. Prawo autorskie (art. 81) dotyczy rozpowszechniania wizerunku, czyli publikowania/udostępniania. W praktyce jeden podpis/checkbox może obejmować oba aspekty, ale treść musi być czytelna: osoba ma wiedzieć, że chodzi o publikację jej wizerunku w określonych kanałach i w określonym celu.

5. Czy mogę oprzeć publikację wizerunku na „uzasadnionym interesie” zamiast zgody?

Czasem tak, ale to zależy od kontekstu i ryzyka. Wizerunek w marketingu (reklama, promocja) najczęściej opiera się na zgodzie, bo osoba ma realną kontrolę i łatwy „stop”. Uzasadniony interes częściej pojawia się przy relacjach z wydarzeń lub komunikacji informacyjnej – ale wtedy trzeba dobrze ocenić równowagę interesów, minimalizację, oczekiwania uczestników i zapewnić sprzeciw/opt-out. Gdy wizerunek jest kluczowy dla reklamy (np. twarz ambasadora), zgoda i umowa są zwykle najbezpieczniejsze.

6. Jak powinna wyglądać „dobra” zgoda na wykorzystanie wizerunku (żeby nie była zbyt ogólna)?

Dobra zgoda mówi wprost: kto publikuje (administrator/marka), po co (cel), gdzie (kanały), w jakiej formie (zdjęcia/wideo), przez jaki czas (retencja), czy wizerunek może być edytowany (montaż, kadrowanie, korekta), oraz jak wycofać zgodę. Unikaj formułek „na zawsze, wszędzie, na wszelkich polach eksploatacji” – one wyglądają efektownie, ale często są ryzykowne i nieprzyjazne. Z perspektywy praktyki: im bardziej precyzyjnie, tym mniejsze spory.

7. Czy zgodę można uzależnić od usługi lub udziału w wydarzeniu?

To zależy. Zgoda w RODO musi być dobrowolna. Jeżeli publikacja wizerunku nie jest konieczna do realizacji usługi (np. zakup produktu), nie powinna być „warunkiem” świadczenia. Przy wydarzeniach: można mieć zasady fotografowania/filmowania, ale warto dać realne opcje (strefy bez kamer, identyfikatory „no photo”, prosty sprzeciw). Dla MŚP najlepsza praktyka to unikać presji: dawać wybór i jasno komunikować, co robimy z materiałem.

8. Jak wygląda wycofanie zgody na wizerunek i co to znaczy „działa na przyszłość”?

Wycofanie zgody (art. 7 ust. 3 RODO) powinno być równie łatwe jak jej udzielenie. „Działa na przyszłość” oznacza, że wcześniejsze legalne działania nie stają się automatycznie nielegalne tylko dlatego, że zgoda została cofnięta. Ale praktycznie: po wycofaniu firma powinna zakończyć dalsze użycie wizerunku w nowych publikacjach i – w rozsądnym zakresie – ograniczyć ekspozycję (np. usunąć posty z kanałów, które kontroluje, podmienić kreacje reklamowe, wyłączyć remarketing z kreacją z twarzą).

9. Wizerunek dziecka w internecie – co firma powinna wiedzieć?

To obszar podwyższonego ryzyka. Zwykle wymagana jest zgoda opiekuna, a dodatkowo liczy się rozsądek: ograniczanie identyfikacji, unikanie pełnych danych, ostrożność w kanałach publicznych, ograniczanie czasu ekspozycji. UODO zwraca uwagę, by przykładać większą wagę do wizerunku dzieci w internecie. W praktyce firmie łatwiej zapobiegać niż później „gasić” problem.

10. Co z pracownikami i współpracownikami (B2B, zlecenie, dzieło)?

Jeżeli publikujesz wizerunek pracownika lub współpracownika w celach promocyjnych (strona firmy, social media, materiały marketingowe), zgoda jest najczęstszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem – niezależnie od formy współpracy. W relacji pracodawca–pracownik trzeba szczególnie dbać o dobrowolność (brak presji). W B2B/zleceniu/dziele też warto mieć jasną zgodę/klauzulę w umowie, bo spory o wizerunek zwykle nie dotyczą „czy ktoś był kontraktorem”, tylko tego, czy firma miała prawo publikować i jak szeroko.

11. Czy wystarczy dopisek w regulaminie albo „uczestnictwo oznacza zgodę”?

To ryzykowne. Zgoda ma być jednoznaczna, a osoba powinna realnie wiedzieć, co akceptuje. Lepsze są krótkie, czytelne formuły: checkbox, podpis na formularzu, jasna klauzula na zgłoszeniu do wydarzenia + opcja sprzeciwu. Przy eventach działa też model „informacja + opt-out”, ale wtedy trzeba zadbać o realne narzędzia sprzeciwu (np. identyfikatory, strefy bez kamer).

12. Jakie minimum muszę mieć „w papierach”, żeby zbudować bezpieczeństwo i rozliczalność?

Minimum to: (a) treść zgody w danej wersji (co dokładnie osoba zaakceptowała), (b) data i źródło pozyskania, (c) kanały publikacji, (d) procedura wycofania zgody i realizacji żądań, (e) retencja – jak długo trzymasz materiały i kiedy robisz przegląd. W sporze nie wygrywa „ładna intencja”, tylko dowody i spójny proces.

Prawa osoby na zdjęciu/nagraniu: informacja, wycofanie zgody, sprzeciw

Prawo do informacji (art. 12–14 RODO)

Firma powinna jasno powiedzieć: kto jest administratorem, po co i gdzie publikuje wizerunek, jak długo przechowuje materiały, komu je udostępnia (np. agencja, platformy social media) oraz jak skorzystać z praw. Informacja ma być czytelna w momencie zbierania zgody – nie „gdzieś w regulaminie”.

Wycofanie zgody (art. 7 ust. 3 RODO)

Zgodę na wykorzystanie wizerunku można wycofać w każdej chwili. Wycofanie powinno być równie łatwe jak udzielenie. Po wycofaniu firma nie powinna wykorzystywać wizerunku w nowych publikacjach i powinna mieć procedurę ograniczenia użycia w kanałach, które kontroluje.

Sprzeciw / ograniczenie przetwarzania (art. 21 i 18 RODO)

W zależności od podstawy prawnej przetwarzania (zgoda lub uzasadniony interes) osoba może wnieść sprzeciw lub żądać ograniczenia. W praktyce, jeśli relacja jest sporna, firma powinna przynajmniej „zatrzymać” dalsze użycie do czasu wyjaśnienia.

Usunięcie danych (art. 17 RODO) – gdy to ma zastosowanie

W określonych sytuacjach można żądać usunięcia danych (np. gdy dane nie są już potrzebne albo zgoda została wycofana i brak innej podstawy). Trzeba jednak rozróżniać: usunięcie z kanałów, które firma kontroluje, jest prostsze niż „usunięcie z internetu”, gdzie treści mogły zostać dalej udostępnione.

RODO dla małych firm i JDG Obowiązki administratora danych – pełna checklista Wycofanie zgody (art. 7 ust. 3 RODO) Usunięcie danych (art. 17 RODO) Klauzula informacyjna (art. 13 RODO) – obowiązek informacyjny przy zbieraniu wizerunku Zgoda na konkurs – publikacja zwycięzców i marketing po konkursie

Wzory do skopiowania

Wzór zgody na wykorzystanie wizerunku

Wyrażam zgodę na utrwalanie i wykorzystanie mojego wizerunku (zdjęcia i/lub nagrania wideo) przez [NAZWA FIRMY / ADMINISTRATOR] w celu: [CEL – np. promocja marki, relacje z wydarzeń, komunikacja marketingowa].

Zgoda obejmuje publikację mojego wizerunku w następujących kanałach: – strona internetowa [adres], – profile w mediach społecznościowych [np. Facebook/Instagram/LinkedIn], – materiały wideo (np. YouTube) i materiały promocyjne.

Zgoda obejmuje podstawową obróbkę materiału (np. kadrowanie, korekta kolorystyczna, montaż) wyłącznie w zakresie niezbędnym do przygotowania publikacji.

Wiem, że zgoda jest dobrowolna i mogę ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem działań podjętych przed jej wycofaniem.

Zgodę mogę wycofać poprzez kontakt: [E-MAIL / FORMULARZ / DANE KONTAKTOWE]. Po wycofaniu zgody [NAZWA FIRMY] zaprzestanie dalszego wykorzystywania mojego wizerunku w nowych publikacjach oraz podejmie rozsądne działania, aby ograniczyć jego dalsze użycie w kanałach, które kontroluje.

Data: [____] Podpis / zaznaczenie checkbox: [____]

Wzór wycofania zgody

Wycofuję zgodę na utrwalanie i wykorzystywanie mojego wizerunku przez [NAZWA FIRMY] w celach [CEL]. Proszę o zaprzestanie dalszego wykorzystywania mojego wizerunku w nowych publikacjach oraz o ograniczenie użycia w kanałach, które Państwo kontrolują.

Proszę o potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.

Dane identyfikujące (opcjonalnie): [imię i nazwisko / link do publikacji / data wydarzenia].

Kontakt: [e-mail lub telefon].

Jak legalnie zbierać zgodę na wykorzystanie wizerunku – krok po kroku

Krok 1. Ustal cel i kanały publikacji

Zanim zbierzesz zgodę, nazwij cel: marketing, relacja z wydarzenia, employer branding, edukacja/PR. Wypisz kanały: strona www, social media, YouTube, materiały drukowane, reklamy płatne.

Krok 2. Przygotuj zgodę „konkretną”, a nie ogólną

W zgodzie wskaż: administratora, cel, kanały, typ materiału (foto/wideo), okres użycia oraz czy dopuszczasz montaż/kadrowanie. Unikaj formułek „na zawsze i wszędzie”, jeśli nie masz realnej potrzeby.

Krok 3. Zadbaj o dobrowolność

Nie uzależniaj usługi od zgody, jeśli wizerunek nie jest konieczny do realizacji świadczenia. W relacji pracodawca–pracownik unikaj presji. Przy wydarzeniach zapewnij prosty opt-out.

Krok 4. Spełnij obowiązek informacyjny (RODO)

Podaj kto jest administratorem, cele, podstawy prawne, odbiorców (np. agencje, platformy), okres przechowywania oraz prawa osoby (w tym wycofanie zgody). Informacja ma być czytelna i dostępna w momencie zbierania zgody.

Krok 5. Zapewnij łatwe wycofanie zgody

Wycofanie ma być równie łatwe jak udzielenie. Ustal kanał: e-mail/formularz/kontakt. Po wycofaniu zakończ dalsze użycie wizerunku w nowych publikacjach i – w rozsądnym zakresie – ogranicz ekspozycję w kanałach, które kontrolujesz.

Krok 6. Zapisz dowody i ustaw retencję

Zapisuj datę, źródło, wersję treści zgody i listę kanałów. Ustal przegląd retencji (np. co 12–24 miesiące), szczególnie jeśli materiały wiszą „od zawsze”.

Uwaga: dzieci i „zgoda na zawsze” to najczęstsze źródła problemów

Najwięcej sporów wynika z dwóch sytuacji: (1) publikacji wizerunku dzieci w publicznych kanałach bez szczególnej ostrożności oraz (2) zbyt szerokich zgód („na zawsze, wszędzie”), które nie tłumaczą, gdzie i po co publikujesz. Bezpieczniejsza praktyka to konkret: cel + kanały + prosty „STOP” (wycofanie zgody) i procedura ograniczenia publikacji.

Podstawa prawna i źródła

RODO (UE) 2016/679 – art. 6 ust. 1 lit. a, art. 7 ust. 3, art. 12–14, art. 17–18 (zgoda, wycofanie, obowiązek informacyjny, usunięcie/ograniczenie) Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych – art. 81 (rozpowszechnianie wizerunku) + wyjątki Kodeks cywilny – art. 23–24 (ochrona dóbr osobistych, w tym wizerunku) Wyrok NSA z 2022 r., sygn. III OSK 5146/21 – wizerunek/dane osobowe i standard oceny legalności przetwarzania (CBOSA) Wyrok WSA w Warszawie z 2021 r., sygn. II SA/Wa 1899/20 – wizerunek i wymogi legalności (CBOSA) UODO – „Przywiązujmy większą wagę do wizerunku dzieci w internecie” (materiał informacyjny)